قوت قلب دادن به تیم خود

همگی ما لحظه ­ای که هواپیما در حال حرکت دچار تکان می ­شود را تجربه کرده­ ایم. ممکن است در چنین موقعیتی شما توسط تکان هواپیما از خواب پریده باشید، یا در راه سرویس بهداشتی بوده­ اید و مجبور شده باشید پشتی صندلی یکی از مسافران را بگیرید تا تعادل تان حفظ شود. پس از چند ثانیه، صدای خلبان در کابین هواپیما به گوش می­ رسد. چرا به این صدا گوش می­ دهید؟ زیرا به دنبال پیدا کردن حس اطمینان و قوت قلب پس از تکانی که تجربه کرده­ اید هستید.

با نگرانی‌­هایی که ویروس کرونا در سراسر جهان ایجاد کرده، تنها صنعت حمل و نقل هوایی نیست که دچار مشکل شده است. بسیاری از صاحبان صنایع دچار این چالش هستند که چگونه این شرایط بلاتکلیفی را هم به صورت درونی با کارمندان خود و هم به صورت بیرونی با مشتریان و کارفرمایان شان در میان بگذارند. چه موضوع شرکت در کنفرانس در میان باشد و چه برگزاری جلسه ارایه­ ای که از پیش معین شده است. برقراری ارتباط در شرایط بلاتکیفی، یکی از چالش­ های همیشگی مدیریت و رهبری است.

من و اعضای تیمم علاوه بر کار کردن با صنعت هواپیمایی بر روی این موضوع، با چندین شرکت از ۵۰۰ شرکت ثروتمند جهان همکاری داشته‌­ایم که باید به صورت همزمان ارتباطات پرمخاطبی را مدیریت کنند. در ادامه، به پنج گام که در این زمینه بسیار موثر واقع می‌­شوند اشاره خواهد شد:

۱.تامل کنید و نفسی تازه کنید

قبل از این که ارتباط با دیگران را شروع کنید، زمانی را به خودتان برای تامل کردن و تازه کردن نفستان اختصاص بدهید. زمانی که شما بلندمرتبه ­ترین فرد در یک جلسه باشید، اعضای تیمتان رفتار شما را زیر نظر گرفته و بر اساس آنچه در رفتارتان ببینند و احساس کنند، رفتار خواهند کرد. اگر زمانی برای تامل به خودتان بدهید، خواهید توانست با آرامش و منطق با همکاران و مشتریان تان رو­به­ رو شوید.

اگر ارتباط شما از نوع تلفنی یا ایمیلی است هم باید همچنان این نکته را در نظر بگیرید. زمانی که شما احساس اضطراب داشته باشید، خواه ناخواه این حس را به اطرافیان تان منتقل خواهید کرد. پژوهشی که بر روی واگیردار بودن استرس انجام شده نشان می­ دهد کسانی که شاهد استرس کشیدن دیگری هستند، بیشتر از خود آن فرد دچار استرس خواهند شد.

[penci_blockquote style=”style-2″ align=”none” author=”” text_size=”17″]در زمان بحران، اطلاعات اشتباه می ­توانند بسیار مخرب باشند. از منابع اطلاعاتی معتبر استفاده کنید و پیش از تبدیل اطلاعات به قالب یک سخنرانی مختصر، تمامی اطلاعات را به خوبی مطالعه کنید.[/penci_blockquote]

۲.خود را به جای مخاطبتان بگذارید

زمانی که در حال سخنرانی هستید، داشتن شناخت روی مخاطب تان نکته­‌ای حیاتی است. این نکته فارغ از این که ارتباط شما توسط چه رسانه‌­ای انجام می­ شود بسیار مهم است. یک تحلیل راهبردی مفصل در مورد مخاطبان تان داشته باشید. نگرانی­ ها، پرسش­ ها، یا علاقه­ مندی‌­های این افراد چیست؟ به دنبال جواب چه سوال مهمی هستند؟ می­ توانید جمله خود را اینطور شروع کنید: “می­ دانم که بسیاری از شما فکر می­ کنید…”. هر چه سریع تر بتوانید به موضوعی که در ذهن مخاطبان است بپردازید، سریعتر خواهید توانست آن­ها را آرام کنید. اگر به مسایلی که از نظر آن­ها مهم ترین است نپردازید، به سرعت علاقه­ شان را از دست خواهید داد و حتی ممکن است به ادامه صحبت تان گوش نکنند.

۳.تحقیقتان را انجام دهید

در زمان بحران، اطلاعات اشتباه می ­توانند بسیار مخرب باشند. از منابع اطلاعاتی معتبر استفاده کنید و پیش از تبدیل اطلاعات به قالب یک سخنرانی مختصر، تمامی اطلاعات را به خوبی مطالعه کنید. منابع خود را با دیگران به اشتراک بگذارید تا آن­ها نیز به اطلاعات معتبر دسترسی داشته باشند. به عنوان یکی از اعضای هیات علمی دانشگاه هاروارد، مفتخرم که بگویم این دانشگاه یک صفحه وب را به معرفی منابع معتبر اطلاعات اختصاص داده و به صورت مرتب به روزرسانی‌­های انجام شده را ایمیل می ­کند.

۴.با وضوح و اعتماد به نفس سخن بگویید

حتی اگر ۱۰۰% از چیزی اطمینان ندارید باز هم می­ توانید با اعتماد به نفس صحبت کنید. می­ توانید با اعتماد به نفس از شک­ ها یا قطعیت­ نداشتن ها بگویید و باز هم طوری به نظر برسید که انگار کنترل شرایط را در دست دارید. ممکن است بگویید: “هنوز گزارش­ هایی قرار است به دستمان برسد اما تا جایی که می­ دانیم…”. حتی اگر خبر جدیدی در دست ندارید به صورت مرتب با مخاطبان در ارتباط باشید تا بدانند که پیگیر وضعیت هستید. نانسی دارت متخصص ارتباطات، در این خصوص مقاله­ ای باارزش نوشته که می­ گوید “مردم ایده­‌های ناقص شما را هم می­ پذیرند، به شرط آن که احساس کنند در فرآیند کامل شدن ایده حضور داشته‌­اند”.

۵.برنامه مشخصی برای قدم بعدی داشته باشید

یکی از کارهای مفید در زمان قطعیت نداشتن، ارایه شواهدی ملموس از عملکردتان به همکارانتان است. بحث در مورد قدم بعدی تان یا پیشنهاد دادن اقدامات آینده به مخاطبان، به آن­ها این احساس را می­ دهد که در ایجاد ثبات نقش دارند. از جملاتی همچون “از این اقدامات استفاده خواهیم کرد” یا “آنچه شما می­ توانید انجام دهید به این شرح است” استفاده کنید.

ارتباط درشرایط بلاتکلیفی، یکی از مهارت­ های ضروری برای رهبری رسمی یا غیررسمی است. در واقع، توانایی ارتباط در زمان بلاتکلیفی چیزی است که به دیگران ثابت می­ کند شما توانایی رهبری را دارید. ابتدا از اقدامات بالا برای تمرکز کردن استفاده کنید و سپس حس اطمینان خود را به دیگران انتقال دهید.

ترجمه اختصاصی از مجله اینترنتی تحلیلک